Innoveren aan de vergadertafel
Vergaderen wordt vaak gezien als een oudbollig en stoffig proces. Helaas is dit vaak ook het geval, omdat er binnen veel organisaties en bedrijven al lang niet meer geïnnoveerd is in het vergaderproces. Vaak worden vergaderingen nog vastgelegd op papier of in Word / Google Docs. Een manier om innovatie in het vergaderproces te realiseren is overstappen op papierloos vergaderen.
Waarom jij papierloos moet vergaderen?
Ten eerste maakt vergaderen zonder papier en word/Google Docs je gehele vergaderproces een stuk overzichtelijker en inzichtelijker. Dit kun je realiseren door gebruik te maken van een vergadertool. Dit zijn tools die dienen als manier om het vergaderproces binnen een bedrijf te digitaliseren en centraliseren. Voorbeelden van dergelijke tools zijn Notulen Software, Petear en Arrix.
Ten tweede worden alle documenten makkelijker doorzoekbaar. Het is voor iedereen die regelmatig vergadert zeer herkenbaar: er komt iets ter sprake dat enkele maanden geleden is besproken in een vergadering, maar niemand weet meer wat er precies is afgesproken. Wanneer je gebruik maakt van een vergadertool kan je (in vrijwel iedere vergadertool) met een handige zoekfunctie razendsnel terugzoeken in oude notulen. Zo heb je in enkele seconde antwoord op de prangende vraag, en hoef je geen uren te verspillen aan zoekwerk.
Tot slot draag je door papierloos te vergaderen ook bij aan verbetering van het milieu. Organisaties die vergaderen met papier, en ook aanvullende documenten printen, verspillen vaak duizenden A4’tjes per jaar. Al dit papier kan voor een minimale investering gedigitaliseerd worden.
Kortom, genoeg redenen om over te stappen op papierloos vergaderen!
